Tanda tangan adalah tanda yang digunakan oleh seseorang untuk menandai kehadiran, persetujuan, atau pengesahan terhadap suatu objek atau dokumen. Tanda tangan biasanya berbentuk tulisan tangan atau gambar yang unik dan dapat dikenali oleh pemiliknya. Selain fungsi tanda tangan yang penting, Anda juga dituntut untuk tahu cara meletakkan tanda tangan pada surat yang benar. Yuk cari tahu di bawah ini posisi letak tanda tangan yang sesuai
Fungsi Tanda Tangan
Berikut ini adalah beberapa fungsi tanda tangan yang perlu Anda ketahui:
1. Alat identifikasi
Fungsi tanda tangan yang pertama adalah sebagai alat identifikasi bahwa seseorang pernah membaca atau bahkan menyetujui klausul yang ada di dalam sebuah dokumen. Misalnya A memiliki utang kepada B dan B meminta A untuk menandatangani surat bukti utang piutang dan A menyanggupi. Maka ketika tanggal jatuh tempo pembayaran utang A mengaku lupa atau tidak pernah meminjam, B bisa menunjukkan surat utang tersebut untuk mengidentifikasi bahwa A memang pernah meminjam uang kepadanya.
2. Menunjukkan persetujuan
Adanya tanda tangan seseorang pada sebuah dokumen juga bisa menunjukkan kalau orang tersebut menyetujui isi dari dokumen itu. Contohnya adalah Petisi 50. Petisi 50 adalah sebuah petisi yang berisi protes atas kebijakan mantan Presiden Soeharto. Petisi ini disusun dan ditandatangani oleh 50 tokoh nasional Indonesia, seperti Jenderal Abdul Haris Nasution, Ali Sadikin, Hoegeng Imam Santoso dan masih banyak lagi. Dengan menandatangani petisi ini, maka secara langsung 50 tokoh tersebut menyatakan setuju dengan klausa yang ada di dalamnya.
3. Menunjukkan keseriusan
Dengan membubuhkan tanda tangan Anda di atas sebuah dokumen, secara tidak langsung Anda menunjukkan keseriusan diri dalam menjalankan dan mematuhi semua isi yang ada di dalam dokumen tersebut. Paling tidak hal ini karena Anda takut dokumen tersebut dibawa ke ranah hukum.
4. Sebagai pendukung keabsahan sebuah dokumen
Pada dasarnya, tanda tangan bukan merupakan faktor yang menyebabkan sah atau tidak sahnya sebuah surat atau dokumen. Sebuah surat di bawah tangan dikatakan sah apabila pihak yang menyusun surat tersebut mengakui isinya.
Hanya saja dengan adanya coretan ini dalam sebuah surat, pihak yang terlibat akan lebih susah untuk mengingkarinya, mengingat coretan tersebut dibuat secara terpersonalisasi khusus untuk orang itu sendiri.
5. Menghindari sengketa
Pada akhirnya, tanda tangan kedua belah pihak menunjukkan bahwa para pihak tersebut menyetujui isi dari surat atau dokumen terkait. Dengan demikian, kemungkinan adanya sengketa mengenai topik yang diangkat dalam surat tersebut bisa lebih ditekan.
Siapa yang Perlu Menandatangani Surat Resmi?
Surat resmi biasanya ditandatangani oleh pihak-pihak yang memiliki kewenangan atau tanggung jawab terhadap isi dari surat tersebut. Pada dasarnya, siapa pun yang memiliki wewenang untuk mengeluarkan surat resmi dapat menandatanganinya.
Bagaimana Cara Menentukan Letak Tanda Tangan pada Surat yang Benar?
Penentuan posisi letak tanda tangan pada surat resmi dapat mempengaruhi kesan yang diberikan oleh dokumen tersebut. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan posisi letak tanda tangan antara lain:
Ukuran dan Orientasi Kertas
Sebelum menentukan posisi letak tanda tangan, Anda perlu memperhatikan ukuran dan orientasi kertas yang digunakan. Pastikan bahwa tanda tangan dapat tertata dengan rapi dan tidak terlalu mengganggu isi surat.
Posisi Nama Penandatangan
Tanda tangan biasanya ditempatkan di bawah atau di sebelah kanan nama penandatangan. Hal ini berguna untuk memberikan pengesahan terhadap dokumen serta memudahkan dalam mengidentifikasi penandatangan.
Piagam
Piagam atau penghargaan khusus biasanya memiliki format yang berbeda dalam menempatkan tanda tangan. Pada umumnya, tanda tangan pada piagam biasanya ditempatkan di tengah-tengah dokumen.
Posisi Letak Tanda Tangan pada Surat Resmi yang Benar
Posisi letak tanda tangan pada surat resmi dapat bervariasi tergantung dari jabatan atau posisi seseorang. Berikut ini adalah contoh posisi letak tanda tangan berdasarkan jabatan yang umum digunakan dalam dunia perusahaan:
1. Posisi Letak Tanda Tangan untuk Direktur Utama atau Pemilik Perusahaan
Sebagai pemegang posisi paling senior dalam perusahaan, direktur utama atau pemilik perusahaan biasanya menandatangani surat resmi di bagian atas atau sebelah kanan nama perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa tanda tangan tersebut merupakan tanda pengesahan tertinggi dari perusahaan tersebut.
2. Posisi Letak Tanda Tangan untuk Manajer atau Kepala Bagian
Manajer atau kepala bagian biasanya menempatkan tanda tangan di bawah nama mereka atau di sebelah kanan nama mereka. Hal ini menunjukkan bahwa tanda tangan tersebut merupakan tanda pengesahan dari pihak yang memiliki otoritas dalam departemen tersebut.
3. Posisi Letak Tanda Tangan untuk Karyawan Biasa
Bagi karyawan biasa, tanda tangan biasanya ditempatkan di bawah nama mereka pada surat resmi. Hal ini menandakan bahwa tanda tangan tersebut merupakan pengesahan dari karyawan tersebut sebagai penulis atau pengirim surat.
4. Posisi Letak Tanda Tangan untuk Pemegang Jabatan Tertentu
Terkadang, pemegang jabatan tertentu dalam perusahaan juga memiliki aturan tersendiri terkait posisi letak tanda tangan. Sebagai contoh, bendahara biasanya menandatangani surat di bagian bawah sebagai bukti bahwa mereka bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan.
Mencegah Pemalsuan Tanda Tangan dengan Digital Signature
Pernahkah Anda benar-benar merasa tidak pernah menandatangani suatu dokumen, tapi tiba-tiba dokumen tersebut terlihat sudah Anda tanda tangani? Jika pernah, bukan tidak mungkin kalau dokumen tersebut telah dipalsukan.
Ada banyak cara yang telah dilakukan untuk mencegah pemalsuan tanda tangan. Salah satu cara yang paling mudah dan paling terbaru adalah dengan menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi (certified digital signature).
Sebaliknya, certified digital signature adalah digital signature yang memiliki sertifikat elektronik yang berisi data-data penting mengenai dokumen tersebut. Sertifikat ini bisa muncul karena pada certified digital signature, digital signature yang telah Anda gambar, akan melewati proses enkripsi dan dekripsi selayaknya transaksi cryptocurrency.
VIDA Sign telah hadir untuk memudahkan Anda menandatangani dokumen di manapun dan kapanpun. Anda bisa mempercepat pertumbuhan bisnis dengan penerapan Tanda Tangan Digital yang mengikat dan diakui secara hukum dengan kemudahan alur penggunaan. Silakan langsung unduh VIDA Google PlayStore atau VIDA AppStore dan nikmati kepraktisannya.